Cara mengubah doc menjadi pdf word 2017

Panduan Lengkap: Cara Mengubah Dokumen DOC Menjadi PDF di Microsoft Word 2017 (Tanpa Ribet!)

Dalam era digital yang serba cepat ini, pertukaran dokumen antar platform dan perangkat menjadi kebutuhan yang tak terhindarkan. Dari sekian banyak format dokumen, dua yang paling sering kita jumpai adalah DOC (atau DOCX) dan PDF. Dokumen berformat DOC, yang merupakan format asli Microsoft Word, sangat fleksibel untuk diedit, namun seringkali bermasalah saat dibuka di perangkat atau versi Word yang berbeda, menyebabkan tata letak berantakan atau font berubah. Di sisi lain, PDF (Portable Document Format) adalah standar emas untuk berbagi dokumen, memastikan tampilan yang konsisten di mana pun dan kapan pun dokumen tersebut dibuka.

Microsoft Word 2017, sebagai salah satu versi paling populer dari perangkat lunak pengolah kata ini, dilengkapi dengan fitur bawaan yang sangat intuitif untuk mengonversi dokumen DOC Anda menjadi PDF. Anda tidak perlu mengunduh perangkat lunak pihak ketiga yang rumit atau menggunakan layanan online yang berisiko. Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah, dari dasar hingga opsi lanjutan, untuk mengubah dokumen DOC Anda menjadi PDF yang profesional dan siap dibagikan langsung dari Microsoft Word 2017.

Mengapa PDF Adalah Pilihan Terbaik untuk Berbagi Dokumen?

Sebelum kita menyelami langkah-langkah teknisnya, mari kita pahami mengapa PDF begitu dominan dalam skenario berbagi dokumen:

1. Konsistensi Format: Ini adalah keunggulan terbesar PDF. Sebuah dokumen PDF akan terlihat sama persis di setiap perangkat (komputer, tablet, smartphone) dan di setiap sistem operasi (Windows, macOS, Linux, Android, iOS), terlepas dari font yang terinstal atau versi perangkat lunak yang digunakan. Anda tidak perlu khawatir tentang tata letak yang bergeser, gambar yang melompat, atau teks yang tumpang tindih.

2. Keamanan: PDF menawarkan opsi keamanan yang lebih baik. Anda dapat melindungi dokumen dengan kata sandi untuk membatasi akses, mencetak, menyalin, atau bahkan mengedit. Ini sangat penting untuk dokumen sensitif atau rahasia.

3. Aksesibilitas Luas: Hampir semua sistem memiliki pembaca PDF bawaan atau mudah diunduh secara gratis (misalnya, Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader, atau pembaca bawaan di peramban web). Ini memastikan bahwa penerima Anda dapat membuka dokumen tanpa kesulitan.

4. Ukuran File Efisien: Meskipun mempertahankan kualitas visual, PDF seringkali dapat dikompresi menjadi ukuran file yang lebih kecil dibandingkan dengan dokumen Word asli, membuatnya lebih mudah untuk dikirim melalui email atau diunggah ke web.

5. Profesionalisme: Mengirim dokumen dalam format PDF memberikan kesan profesionalisme dan kesiapan, terutama untuk resume, proposal bisnis, laporan, atau faktur. Ini menunjukkan bahwa Anda telah mempersiapkan dokumen untuk konsumsi final, bukan untuk pengeditan lebih lanjut.

6. Penyematan Font: PDF menyematkan font yang digunakan dalam dokumen, memastikan bahwa font yang Anda pilih akan ditampilkan dengan benar meskipun penerima tidak memiliki font tersebut di sistem mereka.

Memahami keunggulan ini akan memotivasi Anda untuk selalu mengonversi dokumen penting ke PDF sebelum membagikannya.

Langkah-Langkah Utama Mengubah DOC ke PDF di Word 2017

Proses konversi dokumen DOC (atau DOCX) ke PDF di Microsoft Word 2017 sangatlah sederhana dan intuitif. Ikuti langkah-langkah berikut:

Langkah 1: Buka Dokumen Anda di Microsoft Word 2017
Pertama dan terpenting, buka dokumen Word (file .doc atau .docx) yang ingin Anda ubah menjadi PDF. Pastikan semua konten, tata letak, dan pemformatan sudah final dan sesuai dengan keinginan Anda. Lakukan pengecekan terakhir terhadap ejaan, tata bahasa, dan posisi gambar.

Langkah 2: Akses Menu "File"
Setelah dokumen terbuka, lihat ke sudut kiri atas jendela Word Anda. Anda akan menemukan tab "File". Klik tab "File" ini. Ini akan membawa Anda ke tampilan Backstage Word, di mana Anda dapat mengakses berbagai opsi terkait dokumen seperti menyimpan, membuka, mencetak, dan lain-lain.

Langkah 3: Pilih "Save As" (Simpan Sebagai)
Di kolom menu sebelah kiri pada tampilan Backstage, Anda akan melihat beberapa opsi. Pilih "Save As" (Simpan Sebagai). Opsi ini memungkinkan Anda untuk menyimpan salinan dokumen Anda dengan nama baru, di lokasi yang berbeda, atau dalam format file yang berbeda.

Langkah 4: Pilih Lokasi Penyimpanan
Setelah memilih "Save As", Word akan meminta Anda untuk memilih lokasi di mana Anda ingin menyimpan file PDF baru Anda. Anda bisa memilih "Browse" untuk membuka jendela "Save As" tradisional, atau memilih lokasi yang sering digunakan seperti "OneDrive" atau "This PC" (Komputer Ini). Jika Anda memilih "Browse", sebuah jendela pop-up "Save As" akan muncul.

Langkah 5: Pilih Format "PDF"
Ini adalah langkah paling krusial. Di jendela "Save As", perhatikan kotak di bawah kolom "File name" (Nama file) yang bertuliskan "Save as type" (Simpan sebagai tipe). Klik panah dropdown di samping kotak ini. Anda akan melihat daftar panjang format file yang tersedia. Gulir ke bawah hingga Anda menemukan dan memilih "PDF (*.pdf)".

Langkah 6: Sesuaikan Nama File (Opsional)
Secara default, Word akan menggunakan nama file dokumen asli Anda, tetapi dengan ekstensi ".pdf". Anda dapat mengubah nama file di kotak "File name" jika Anda menginginkannya.

Langkah 7: Klik "Save" (Simpan)
Setelah Anda memilih format PDF dan menentukan nama file serta lokasi penyimpanan, klik tombol "Save" (Simpan) di pojok kanan bawah jendela "Save As".

Selamat! Dokumen Word Anda kini telah berhasil diubah menjadi format PDF. Secara default, Word akan membuka file PDF baru Anda di pembaca PDF default Anda (misalnya, browser web atau Adobe Acrobat Reader) segera setelah proses penyimpanan selesai, memungkinkan Anda untuk memverifikasi hasilnya.

Memaksimalkan Konversi dengan Opsi Tambahan (Advanced Options)

Microsoft Word 2017 tidak hanya memungkinkan Anda untuk menyimpan sebagai PDF, tetapi juga menyediakan beberapa opsi lanjutan yang dapat Anda manfaatkan untuk mengontrol bagaimana PDF Anda dibuat. Opsi ini sangat berguna untuk mengoptimalkan ukuran file, keamanan, atau tujuan tertentu.

Sebelum Anda mengklik tombol "Save" di Langkah 7, perhatikan tombol "Options…" (Opsi…) yang terletak di bawah kotak "Save as type" di jendela "Save As". Mengklik tombol ini akan membuka kotak dialog "Publish as PDF or XPS" (Publikasikan sebagai PDF atau XPS) yang berisi berbagai pengaturan:

1. Page range (Rentang Halaman):

   • All (Semua): Mengonversi seluruh dokumen menjadi PDF. Ini adalah pilihan default.
   • Current page (Halaman saat ini): Hanya mengonversi halaman yang sedang Anda lihat atau tempat kursor Anda berada.
   • Selection (Pilihan): Hanya mengonversi teks atau objek yang saat ini Anda sorot (blok). Berguna jika Anda hanya ingin mengonversi sebagian kecil dokumen.
   • Pages (Halaman): Memungkinkan Anda menentukan rentang halaman tertentu yang akan dikonversi. Misalnya, "1-5" untuk halaman 1 hingga 5, atau "3, 7, 10" untuk halaman 3, 7, dan 10 saja.

2. Publish what (Publikasikan Apa):

   • Document (Dokumen): Ini adalah pilihan default dan akan mengonversi konten utama dokumen Anda.
   • Document properties (Properti dokumen): Jika dicentang, ini akan menyertakan properti dokumen seperti penulis, judul, subjek, kata kunci, dan lain-lain dalam metadata PDF. Ini berguna untuk pengindeksan dan pencarian.
   • Document structure tags for accessibility (Tag struktur dokumen untuk aksesibilitas): Sangat penting untuk dokumen yang ditujukan untuk orang dengan disabilitas. Mencentang opsi ini akan menambahkan tag struktur (seperti heading, paragraf, daftar) ke PDF, memungkinkan pembaca layar untuk menavigasi dan memahami konten dengan lebih baik. Ini juga penting untuk kepatuhan PDF/UA.
   • Bookmarks (Markah buku):
     • Headings (Judul): Mengonversi semua heading (Gaya Heading 1, Heading 2, dst.) di dokumen Word Anda menjadi markah buku yang dapat diklik di panel navigasi PDF. Ini sangat berguna untuk dokumen panjang.
     • Word bookmarks (Markah buku Word): Mengonversi markah buku yang telah Anda buat secara manual di Word menjadi markah buku PDF.

3. Optimize for (Optimalkan untuk):

   • Standard (publishing online and printing) (Standar (publikasi online dan pencetakan)): Ini adalah pilihan default dan yang paling umum. Ini menghasilkan PDF berkualitas tinggi yang cocok untuk dicetak dan dilihat di layar. Ukuran file mungkin lebih besar, tetapi kualitas gambar dan teks akan optimal.
   • Minimum size (publishing online) (Ukuran minimum (publikasi online)): Opsi ini mengkompresi gambar dan font secara lebih agresif untuk menghasilkan ukuran file PDF yang paling kecil. Ini ideal untuk dokumen yang akan dibagikan melalui email atau diunggah ke situs web di mana ukuran file adalah prioritas utama dan kualitas visual yang sedikit menurun dapat ditoleransi.

4. Open file after publishing (Buka file setelah publikasi):
   Jika dicentang, Word akan secara otomatis membuka file PDF yang baru dibuat di aplikasi pembaca PDF default Anda segera setelah proses penyimpanan selesai. Ini adalah cara cepat untuk memverifikasi bahwa konversi berhasil dan hasilnya sesuai harapan.

5. Encrypt the document with a password (Enkripsi dokumen dengan kata sandi):
   Ini adalah fitur keamanan yang sangat penting. Jika Anda mencentang opsi ini, Word akan meminta Anda untuk mengatur kata sandi untuk membuka dokumen PDF (password to open) dan/atau kata sandi untuk izin (password for permissions) yang mengontrol apakah seseorang dapat mencetak, menyalin, atau mengedit dokumen. Ini adalah lapisan keamanan yang bagus untuk dokumen rahasia.

Setelah Anda menyesuaikan semua opsi yang diinginkan, klik "OK" di kotak dialog "Publish as PDF or XPS", lalu klik "Save" di jendela "Save As" untuk memulai konversi.

Tips dan Trik untuk Konversi yang Sempurna

Untuk memastikan dokumen PDF Anda terlihat sempurna dan berfungsi dengan baik, pertimbangkan tips berikut:

1. Review Dokumen Word Sebelum Konversi: Pastikan semua pemformatan (spasi, indentasi, gambar, tabel) sudah benar di dokumen Word asli Anda. Masalah pemformatan di Word akan tercermin di PDF.

2. Gunakan Gaya Heading: Manfaatkan gaya Heading (Heading 1, Heading 2, dll.) di Word. Ini tidak hanya membantu dalam struktur dokumen Anda, tetapi juga memungkinkan Word secara otomatis membuat markah buku (bookmarks) yang dapat dinavigasi di PDF, sangat berguna untuk dokumen panjang.

3. Sematkan Font (Embed Fonts): Meskipun Word 2017 secara default akan menyematkan font dalam PDF, jika Anda menggunakan font yang sangat tidak biasa, pastikan opsi "Embed fonts in the file" dicentang di "Word Options > Save". Ini memastikan font akan ditampilkan dengan benar di mana pun PDF dibuka.

4. Periksa Hyperlink: Jika dokumen Word Anda berisi hyperlink (tautan ke situs web atau bagian lain dari dokumen), pastikan hyperlink tersebut masih berfungsi setelah konversi ke PDF. Word biasanya mengonversi hyperlink dengan baik, tetapi pengecekan ganda tidak ada salahnya.

5. Kualitas Gambar: Jika dokumen Anda berisi banyak gambar, perhatikan opsi "Optimize for". Jika kualitas gambar sangat penting, pilih "Standard". Jika ukuran file adalah prioritas utama, pilih "Minimum size", tetapi ketahui bahwa ini dapat mengurangi resolusi gambar.

6. Penamaan File yang Jelas: Beri nama file PDF Anda dengan jelas dan deskriptif. Hindari karakter khusus atau spasi berlebihan. Misalnya, "Laporan_Tahunan_2023_Final.pdf".

7. Tes di Berbagai Pembaca PDF: Jika memungkinkan, buka PDF yang telah Anda buat di beberapa pembaca PDF yang berbeda (misalnya, browser Chrome/Edge, Adobe Reader, Foxit Reader) untuk memastikan konsistensi tampilan.

Memecahkan Masalah Umum (Troubleshooting)

Meskipun proses konversi DOC ke PDF di Word 2017 umumnya mulus, terkadang Anda mungkin menghadapi masalah kecil. Berikut adalah beberapa masalah umum dan solusinya:

1. Font Tidak Sesuai atau Hilang:

   • Penyebab: Font yang digunakan di Word tidak disematkan dengan benar atau tidak dikenali oleh pembaca PDF.
   • Solusi: Pastikan Anda telah mencentang opsi "Embed fonts in the file" di pengaturan Word Anda (File > Options > Save). Jika font masih bermasalah, coba gunakan font umum seperti Arial, Times New Roman, atau Calibri.

2. Gambar Pecah atau Buram:

   • Penyebab: Opsi "Minimum size" dipilih saat konversi, yang mengkompresi gambar secara agresif.
   • Solusi: Saat menyimpan sebagai PDF, pastikan Anda memilih opsi "Standard (publishing online and printing)" di bagian "Optimize for" di pengaturan "Options…". Ini akan mempertahankan kualitas gambar yang lebih tinggi.

3. Hyperlink Tidak Berfungsi:

   • Penyebab: Terkadang ada kesalahan dalam deteksi hyperlink oleh Word saat konversi.
   • Solusi: Pastikan hyperlink di dokumen Word Anda diformat dengan benar (misalnya, diawali dengan "http://" atau "www."). Setelah konversi, buka PDF dan klik setiap hyperlink untuk memverifikasinya. Jika ada yang tidak berfungsi, Anda mungkin perlu membuatnya kembali di dokumen Word dan mengonversi ulang.

4. Ukuran File Terlalu Besar:

   • Penyebab: Dokumen Word asli memiliki banyak gambar resolusi tinggi, atau opsi "Standard" dipilih.
   • Solusi: Jika ukuran file adalah prioritas, gunakan opsi "Minimum size (publishing online)" saat menyimpan sebagai PDF. Anda juga bisa mencoba mengkompresi gambar di dokumen Word Anda sebelum konversi (klik gambar > Picture Tools > Format > Compress Pictures).

5. Pemformatan Bergeser di PDF:

   • Penyebab: Ini jarang terjadi dengan fitur bawaan Word, tetapi bisa terjadi jika ada elemen kompleks seperti kotak teks yang ditumpuk, objek grafis yang tidak selaras dengan teks, atau penggunaan fitur tata letak yang sangat canggih.
   • Solusi: Periksa kembali pemformatan di dokumen Word Anda dengan teliti. Kadang-kadang, tampilan "Print Layout" di Word dapat sedikit berbeda dari apa yang sebenarnya tercetak atau dikonversi. Pastikan semua objek tertata rapi dan tidak tumpang tindih. Jika masalah berlanjut, Anda mungkin perlu menyederhanakan tata letak atau menyematkan objek sebagai gambar jika memungkinkan.

Kesimpulan

Mengubah dokumen DOC menjadi PDF di Microsoft Word 2017 adalah proses yang cepat, efisien, dan sepenuhnya terintegrasi. Dengan fitur "Save As PDF" bawaan, Anda dapat dengan mudah menciptakan dokumen PDF yang profesional, konsisten, dan siap dibagikan tanpa perlu perangkat lunak tambahan. Memahami opsi lanjutan dan beberapa tips pemecahan masalah akan memastikan bahwa setiap PDF yang Anda hasilkan berkualitas tinggi dan memenuhi tujuan Anda.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda kini memiliki pengetahuan lengkap untuk menguasai konversi dokumen di Word 2017, menjadikan alur kerja Anda lebih lancar dan dokumen Anda lebih universal. Selamat mencoba!